Réussir son évènement en ligne

Le webinar, un format de plus en plus répandu

Restrictions sanitaires obligent, les évènements physiques pivotent de plus en plus sur des formats digitaux: conférences en ligne, petits déjeuners thématiques, conventions d’entreprise, formations, et même spectacles et concerts.

Le webinar n’est certes pas un outil récent mais ces derniers mois, ce format est plébiscité par les avantages qu’il apporte: outre le respect des contraintes sanitaires, il permet de :

  • continuer à garder le lien dans les organisations grace à un mode interactif temps réel entre les organisateurs et les participants
  • gérer plus aisément les risques de décalages de planning
  • maitriser son enveloppe budgétaire

Crédits photos: Paris images

La cheklist de l’organisateur d’évènements en ligne

L’objectif de cet article est de passer en revue la liste des actionsà prévoir ou dumoins les questions à aborder pour réussir l’organisation et la mise en oeuvre opérationnelle de son évènement en ligne.

 

#1. Evaluer sa cible, son objectif, son auditoire

Pourquoi organisez vous un évènement en ligne ? Pour garder le lien avec vos équipes ? Pour communiquer sur votre savoir-faire ? Pour générer des leads ? Pour fidéliser vos clients existants ? Annoncer des nouveautés ? A qui s’adresse l’évènement ? A un public qui vous connait ? A des prospects ?  Quelle est la taille prévisionnelle de votre audience ?

Toutes ces questions doivent vous aider à construire les lignes directrices :

– Du contenu de votre évènement

– De son mode de diffusion

– Du choix de votre plateforme

– Du processus d’inscription à votre évènement

– De votre communication

 – De votre organisation opérationnelle

#2. Choisir une plateforme adaptée

C’est un point essentiel lors de la mise en place de votre évènement. En effet, un mauvais choix aura un impact fort voire catastrophique sur l’audience et l’engagement de votre auditoire. Assurez-vous que votre plateforme :

 – Offre une expérience utilisateur fluide pour un public peu habitué à manipuler des solutions digitales,

– Réponde bien à vos besoins fonctionnels (inscription, intégration avec des outils d’E-mailing, formats de diffusion, chat box, modération, paiement en ligne, analyse de données, accessible sur les appareils mobiles…)

– Puisse tenir la charge (en terme de performance) d’un nombre d’utilisateurs connectés simultanément ! Celà est doublement conditionné par la solution choisie et les caractéristiques techniques de votre hébergement et sa capacité à absorber les pics d’audience.

#3. Définir un mode de diffusion

Est-ce que votre webinar a vocation à être diffusée plusieurs fois ? régulièrement ? à la demande ? à une date donnée ? gratuitement ? en accès payant ? en libre service ? uniquement pour vos abonnés ? est-ce qu’il se passe en direct ? est-ce que c’est un évènement pré-enregistré ?

Autant de questions à se poser pour préparer son rétroplanning et le bon casting des intervenants pour la réalisation, production et diffusion de votre évènement.

#4. Soigner son fond et sa forme

Il s’agit du coeur de votre évènement. Il est primordial de ne pas le négliger. Votre stratégie de contenus doit respecter un minimum de critères permettant de capter vos participants, de les engager et de les fidéliser. 3 règles simples: qualité, rythme et homogénéité.

Qualité des sujets abordés, qualité de l’image, qualité du son, qualité du décors des interventions filmées. Que cela soit sur le contenu des échanges, que sur leur forme, rien ne doit être laissé au hasard: travaillez l’identité visuelle, l’identité sonore

Rythme: la consommation boulimique des contenus est devenue une norme sur le web et les réseaux sociaux et a entrainé une habitude du zapping éclair d’un contenu à l’autre. Gardez en mémoire que pour capter l’attention et la concentration des participants, et d’autant plus lors des évènements digitaux, les formats qui fonctionnent sont courts: privilégiez un chapitrage de thématiques courtes: de quelques minutes à 1 heure maximum pour un sujet de fond. Alternez le type de contenu ou pour éviter un effet trop fleuve, linéaire, ennuyeux.

Homogénéité: Evitez le patchwork ! Tous vos contenus doivent se reporter à votre identité visuelle: logos, charte graphique, couleurs des décors, effets vidéo, interstitiels, …

Pour l’ensemble de ces critères les étapes de réalisation, production, post-production de vos contenus vidéos doivent être réalisés avec l’aide d’un professionnel.

 

#5. Communiquer, communiquer, communiquer

Quand communiquer ? Avant, pendant et aprés ! Si votre évènement n’a lieu qu’une fois, mettez en place un système de rappel par mail aux inscrits: la veille, le jour même et au démarrage de votre évènement, en y intégrant un “Call to action” permettant d’accéder à votre évènement directement et simplement : l’impact audience est immédiat ! Aprés son déroulement, pensez à faire une rétrospective du succès de votre évènement en y intégrant des chiffres clés et le replay de votre conférence.

Où communiquer ? pensez multicanal : E-mailing / Newsletters, Réseaux sociaux, Presse, articles de blog, site web partenaires. Dédiez également une page à votre évènement sur votre site web, intégrant votre agenda, les horaires la liste des intervenants, leur biographie et la possibilité aux visiteurs d’enregistrer votre évènement dans leur calendrier  

Quoi communiquer ? l’agenda de votre évènement mais également : les bios de vos intervenants, des teasers des contenus qui seront abordés. L’utilisation de stories Instagram et Facebook pour faire du teasing sous forme vidéo format court a montré son efficacité.

#6. Bien préparer son processus d’inscription

Le processus d’inscription nécessite de la réflexion: c’est le premier acte d’engagement de votre futur participant. En effet, il nécessite un “effort” de sa part: renseigner un formulaire avec ses coordonnées par exemple, jusqu’au click sur le bouton d’inscription qui le fera alors rejoindre votre communauté.

C’est également par ce biais, que vous avez la possibilité de qualifier le profil de chaque inscrit et ainsi améliorer les messages que vous divulguerez à votre auditoire et  analyser qualitativement et quantitativement votre audience tout en respectant le règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD)

Il s’agit alors de faire le bon réglage pour que le processus d’inscription soit simple, rapide et digeste pour engager vos visiteurs à s’inscrire, donc peu de champs à renseigner et suffisament complet pour que vous puissiez en tirer une analyse qualitative qui vous permettra de mieux les cibler pour être plus pertinent dans vos discours ou vos offres marketing.

Cf. #8 faire un retour d’expérience basé sur la data

#7. Identifier des animateurs, modérateurs

La force d’un webinar réside également par l’utilisation, en parallèle de la vidéo,  d’un outil simple mais extrèmement engageant et apportant une interactivité, un dynamisme et un sentiment de communauté aux participants : la conversation temps réel au travers d’une “chat box”.

C’est d’autant plus marqué lorsque votre évènement a été pré-enregistré et que vos intervenants peuvent interagir en tant que modérateurs, lors des rediffusions de votre évènement. Cette animation est fortement apprécié car tous les participants peuvent poser des questions en temps réel, réagir au propos et avoir un retour immédiat de la part des modérateurs, complétant ainsi leur discours pré-enregistré par des précisions utiles.

C’est également un trés bon moyen d’évaluer les intérêts et préoccupations de vos participants, enseignement utile pour améliorer vos futurs formats ou en créer de nouveaux.

#8. Faire un retour d’expérience basé sur la data

Comme évoqué dans le point #6 , relatif au processus d’inscription, il est possible de collecter des informations sur vos participants dans le respect de la RGPD.

Ces informations sont trés précisieuses car elle vous permette une qualification et une corrélation entre les sujets que vous traitez, la façon dont ils sont perçus et l’intérêts qu’ils suscitent auprés de vos participants. Aussi, c’est un moyen trés puissant pour avoir une meilleur connaissance de votre auditoire: collaborateurs, clients, prospects, spectateurs , …

Les données sur lesquels vous allez pouvoir faire de l’analyse à valeur sont:

– le contenu des formulaires d’inscription que vous aurez définis

– la fréquentation sur chacun de vos évements au total et simultanément

– le nom des participants

– le temps passé sur une intervention donnée

– le journal des messages et questions/réponses

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